Optimiser la communication avec les clients et le prestataire

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La location courte durée est un mode d’exploitation plus chronophage que les autres (location meublée, location nue, colocation…).
L’un des moyens de réduire le temps de gestion est de rationaliser et d’optimiser les échanges avec les clients et le prestataire de services.

Dans cette vidéo, je vous explique quels sont les moyens existants pour optimiser la communication.

Indiquez-moi dans les commentaires ci-dessous quels sont ceux que vous utilisez.

Transcription

Bonjour à tous ! Ici Sébastien, auteur du blog louer-en-courte-duree.fr et spécialiste de la location courte durée.

Je suis ravi de vous accueillir dans cette nouvelle vidéo dans laquelle je vais vous expliquer comment optimiser la communication avec vos clients et avec votre prestataire de service lorsque vous faites de la location courte durée.

Alors, dès l’instant où vous faites de la location courte durée, il faut considérer qu’il y a deux activités : l’activité qui va se situer en amont, c’est-à-dire la gestion des annonces, la communication avec le client ; et la partie aval qui va consister à gérer tout ce qui se passe sur le terrain, c’est-à-dire la remise des clés, le ménage, la gestion du linge et le check-out, la sortie des clients si vous souhaitez faire un check-out. Ça, c’est pour les deux types d’activité de la location courte durée.

Maintenant, il faut savoir que pour gérer votre activité de location courte durée, vous avez plusieurs moyens de le faire. Vous pouvez tout gérer vous-même ; ça, c’est la manière la plus simple de le faire. C’est là où vous allez avoir la meilleure rentabilité. Par contre, c’est également le moyen de gestion qui va vous donner le plus de temps. Ça va être le moyen de gestion le plus chronophage parce que oui quand même, la location courte durée est beaucoup plus chronophage que tous les autres modes d’exploitation.

Mais ce que vous pouvez faire également, c’est déléguer tout ou partie de votre activité à un prestataire de service ; c’est ce que je fais.

Alors, l’objectif de cette vidéo, ce n’est pas de vous indiquer comment trouver votre prestataire de service, je l’ai déjà évoqué à plusieurs reprises. Vous pouvez soit faire appel à des femmes de ménage, à des auto-entrepreneurs, à des sociétés de conciergerie spécialistes de la location courte durée qui se sont développées depuis plusieurs années. Vous pouvez également faire appel à des agences immobilières, ou encore à des sociétés de service à la personne. Bref, il y a énormément de façons de déléguer son activité de location courte durée.

Mais ce que je voulais vous indiquer dans cette vidéo, c’est comment vous pouvez optimiser votre communication avec vos clients et avec votre prestataire de service. Et je vais vous expliquer comment je fais dans mon cas particulier parce que je garde la partie amont, c’est-à-dire que je garde chez moi la gestion des annonces et la communication avec le client.

Alors, pourquoi j’ai fait ce choix ? C’est parce que je souhaite être responsable de mon activité, je souhaite être responsable de la partie commerciale, je n’ai pas encore envie de déléguer cette activité à un tiers ou à un prestataire de service.

Donc, pour pouvoir optimiser, dans un premier temps, la communication avec vos clients, vous avez plusieurs manières de le faire.

Si vous n’utilisez pas un channel manager, ce que vous pouvez faire, c’est utiliser les outils que mettent à disposition les plateformes de réservation en ligne.

En effet, ces plateformes de réservation en ligne (Abritel, Booking, ou encore Airbnb) vous permettent de créer des messages « types », des templates de messages que vous allez pouvoir utiliser à volonté pour communiquer avec vos clients. Et l’intérêt d’utiliser ces templates, c’est que vous allez les rédiger une fois et vous pourrez ensuite les réutiliser des dizaines, voire des centaines de fois pour chacun des clients que vous allez recevoir.

Alors, quel type de message « standard » vous allez pouvoir créer ?

Dans un premier temps, les messages qui vont remercier les clients de leur réservation, et donc, dans ce message vous allez pouvoir dire quel est le nom et prénom de la personne qui va les accueillir, le numéro de téléphone, rappeler l’adresse du logement.

Vous pouvez également créer d’autres messages standards dans lesquels vous allez expliquer aux clients comment venir depuis la gare ou depuis l’aéroport, donc soit en utilisant les transports en commun ou en utilisant le taxi, préciser à quelle station de métro changer, à quel arrêt de bus changer.

Vous pouvez également créer des messages standards, et ça, je vous encourage vraiment à le faire, en rappelant aux clients la veille ou le jour de son arrivée qui va l’attendre et à quel horaire. Il vaut mieux rappeler les choses aux clients plutôt qu’être dans le doute et permettre aux clients de ne pas avoir une information parce que le client aura toujours une bonne raison pour ne pas avoir consulté ses mails la première fois où vous lui aurez donné toutes les informations pour arriver jusqu’à votre appartement ou à votre maison.

Mais vous pouvez également créer d’autres messages standards après le départ du voyageur, donc le jour du départ ou le lendemain du départ en lui demandant s’il a passé un bon séjour, en le remerciant d’être venu chez vous et en l’invitant à laisser un commentaire. Et le commentaire, c’est très important de le demander parce que c’est ce qui va permettre de construire votre e-réputation, votre notoriété, votre preuve sociale de manière à pouvoir louer davantage à l’avenir.

Donc, ces messages standards, il vous suffit de les rédiger une fois ; et l’intérêt, c’est que vous pouvez les utiliser à souhait.

Alors, bien entendu, pour les réutiliser, il va falloir vous reconnecter sur la plate-forme sur laquelle aura été effectuée la réservation et cliquez simplement sur un bouton vraiment de manière très simple, mais c’est ça, et le message partira automatiquement.

Le seul travail que vous aurez à faire, c’est à rédiger en amont, une fois pour toute, ce message.

Donc ça, c’est vraiment ce que vous pouvez faire si vous n’avez pas de channel manager.

Maintenant, si vous avez un channel manager, ce que vous pouvez faire, c’est utiliser les notifications automatiques. Aujourd’hui, tous les channel managers quasiment sont pourvus de cette fonctionnalité.

Encore une fois, vous allez rédiger vos messages standards une fois, mais plutôt que de vous connecter ensuite sur chacune des plateformes pour envoyer les messages le jour de l’arrivée du client ou au moment de la réservation ou après le départ du voyageur, vous programmez simplement votre channel manager pour qu’il envoie pour vous de manière automatiquement les messages après la réservation, la veille de l’arrivée du voyageur et ensuite, le lendemain du départ du voyageur.

Vous n’aurez plus à vous connecter sur chacune des plateformes, le channel manager va faire ça pour vous de manière automatique.

Donc, voilà comment vous pouvez automatiser et optimiser votre communication avec vos clients de manière à ce que la gestion des mails, la gestion des messages vous demande le moins de temps possible.

Alors, le channel manager, vous vous demandez peut-être à partir de quand il est intéressant d’en avoir un. Moi, ce que je vous recommande de faire, c’est de le prendre à partir de deux ou trois appartements quand la gestion de l’activité devient un petit peu plus compliquée. Avant ça, vous avez toute la possibilité de synchroniser vos calendriers en utilisant la synchronisation iCal qui est 100% gratuite.

Donc, voilà encore une fois comment vous pouvez optimiser la communication avec vos clients de façon à perdre le moins de temps possible dans la rédaction des messages.

Maintenant, si vous faites appel à un prestataire de service, comment communiquer de manière efficace avec lui pour lui transmettre toutes les informations concernant les clients : nom, prénom, numéro de téléphone, éventuellement e-mail, et surtout date et horaire d’arrivée.

Si vous avez délégué la totalité de votre activité de location courte durée, alors ce que je vais vous dire maintenant ne vous concerne pas parce que c’est votre prestataire de service qui va gérer totalement votre activité.

Maintenant, si comme moi, vous allez garder la partie amont, vous allez garder toute la partie commerciale, il va falloir communiquer ces informations à votre prestataire de service et là encore, vous avez plusieurs manières de le faire.

Si vous utilisez un channel manager, vous pouvez donner un accès à votre prestataire de service, à ce channel manager. Il y a des channels managers qui proposent  une fonctionnalité concierge, c’est-à-dire que votre prestataire de service aura un identifiant et un mot de passe spécifique pour se connecter à votre plate-forme. Et à ce moment-là, il aura la vision sur l’ensemble du calendrier. Et sur ce calendrier, il trouvera toutes les informations concernant les prochaines arrivées : nom, prénom, numéro de téléphone, le logement concerné parce que vous avez peut-être plusieurs appartements ou maisons que vous exploitez en location courte durée. Donc, le prestataire de service peut avoir accès au channel manager.

Je vous ai indiqué également que le channel manager offrait des possibilités d’envoi automatique de mails. Là aussi, dès l’instant où une réservation est validée, vous pouvez, grâce au channel manager, pousser un mail automatique à votre prestataire de service qui le recevra et connaitra alors toutes les informations concernant la réservation pour laquelle il devra assurer la remise des clés ou le ménage,…

Et si vous n’êtes pas équipé d’un channel manager, ce que vous pouvez faire, c’est envoyer simplement un mail à chacune de vos réservations à votre prestataire de service de façon à ce qu’il mette à jour son calendrier d’intervention.

Donc, voilà les trois manières que vous avez pour optimiser la communication avec votre prestataire de service de façon à ce qu’il puisse mettre à jour son planning d’intervention en fonction de vos réservations.

Alors, si vous souhaitez également communiquer de manière efficace et suivre l’activité de votre prestataire de service, en tout cas, c’est ce que je vous recommande à faire pour être toujours informé de ce qui se passe sur le terrain, c’est de demander à ce prestataire de service de vous envoyer un SMS ou un mail à chaque fois qu’il aura fini son intervention. C’est ce que je fais et ça me permet de garder systématiquement un lien avec mon activité.

Alors, ça me rassure parce que lorsque je sais qu’un client est bien rentré dans les lieux, je reçois un SMS qui me dit tout s’est bien passé avec le check-in de tel appartement. Et de la même manière, mais ça, vous vous en serez doutés peut-être, dès qu’il y a un problème dans un appartement, le prestataire de service, soit il m’envoie un SMS, soit il m’envoie un e-mail, ou me téléphone pour m’indiquer que le client a cassé quelque chose, ce qui est quand même assez rare, ou que l’appartement a été laissé dans un état un petit peu plus sale que la normale auquel cas il va falloir prendre de l’argent sur la caution. Et pour pouvoir justifier cet argent sur la caution, ce que je demande, c’est qu’on m’envoie des photos de l’état de l’appartement ou de ce qui aura été cassé. Encore une fois, ce sont des choses assez rares.

Donc, voilà ce que je voulais partager avec vous aujourd’hui dans cette vidéo. Voilà comment vous pouvez communiquer de manière efficace avec vos clients, avec votre prestataire de service. Donc, je récapitule :

  • Utilisez les messages standards que vous proposent les sites de réservation en ligne pour communiquer rapidement avec vos clients de façon à rédiger les messages une seule fois.
  • Vous pouvez également utiliser le channel manager pour communiquer de manière automatique avec vos clients.
  • Et ensuite avec votre prestataire de service, n’hésitez pas si vous utilisez un channel manager, à lui donner un accès à votre calendrier de réservation ou à lui envoyer également des notifications automatiques par e-mail.

Vous allez gagner du temps si vous utilisez ces petites techniques. Voilà.

Je vais terminer cette petite vidéo pour aujourd’hui, donc si vous l’avez apprécié, n’hésitez pas à mettre un gros pouce en l’air.

Et puis, si vous souhaitez en savoir plus sur l’immobilier et la location courte durée, n’hésitez pas à vous abonner gratuitement à ma chaîne YouTube. Ça vous permettra d’être informés de la publication de toutes mes nouvelles vidéos.

Puis, avant de vous quitter, je souhaitais vous indiquer que j’ai rédigé deux e-books que vous pouvez télécharger gratuitement. Le premier e-book s’appelle « Doubler son salaire avec la location courte durée », et le second e-book s’appelle « Convaincre la banque, mode d’emploi ».

Donc, pour télécharger ces e-books, c’est très simple. Il vous suffit de cliquer sur le « i » qui va apparaître en haut à droite de cette vidéo. Vous y trouverez les liens de téléchargement. Et puis, si vous vous trouvez sur YouTube, je vous mets également les liens de téléchargement dans la description juste en dessous de cette vidéo.

Allez, je vous quitte ici  pour aujourd’hui. On se retrouve très prochainement pour une nouvelle vidéo sur louer-en-courte-duree.fr

À très bientôt !

Ciao !


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