Débits de cartes bancaires : les précautions à prendre

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L’activité de location saisonnière amène à débiter à distance les cartes bancaires de certains clients.
Il s’agit en général de réservations prises en direct (sans l’intermédiaire d’un site internet de type airbnb, housetrip…qui encaisse pour vous) ou de réservations prises via la plateforme booking.com (qui ne fait que collecter les coordonnées de cartes bancaires).
Dans ces configurations là, vous êtes amenés à débiter le client avant son arrivée.

1 – Pourquoi débiter le client avant son arrivée ?

C’est l’assurance de ne pas perdre une réservation ou bloquer un calendrier inutilement si le client ne se présente pas à la remise des clefs.
En fonction des Conditions Générales de Vente que vous allez choisir, le client pourra annuler jusqu’à J-1, J-15, J-30, J-60…C’est à vous de décider.
Vous avez également la possibilité de demander un versement d’arrhes ou d’acompte à la réservation (30% par exemple).
Si vous choisissez cette formule, optez pour l’acompte. En effet, l’acompte ne permet pas au locataire d’annuler sa réservation. En cas d’annulation, vous pouvez exiger la totalité du montant de la réservation.

Personnellement, je pratique une annulation sans frais jusqu’à J-60. Ceci me permet de relouer sans difficulté en cas d’annulation.
Cela veut dire qu’à J-60, je débite la carte bancaire du client.
Si le client annule entre J-60 et J-0, je garde la totalité de la réservation. Ceci me permet ensuite de relouer les mêmes dates (surbooking).

2 – Contrat de location et Conditions Générales de Vente

Quelle que soit la provenance de la réservation (airbnb, housetrip, abritel, tripadvisor…), il est impératif de faire signer un contrat de location au plus tard au moment de la remise des clefs.
Le contrat vous protège et engage la responsabilité du locataire sur un certain nombre de points :

  • Durée du séjour (date d’arrivée et date de départ)
  • Heures maximales d’arrivée et de départ
  • Montant de la réservation
  • Respect des lieux
  • Utilisation d’internet
  • Etc…

2.1 – Réservations en direct

Les Conditions Générales de Vente sont à formuler dans le contrat de location que vous pouvez adresser au client par email.
Le client les accepte en retournant le contrat par email après l’avoir contresigné.
A défaut, demandez un retour d’email avec la mention « Bon pour accord ».
Il est indispensable d’avoir une trace écrite de l’acceptation du contrat et des Conditions Générales de Ventes.

2.2 – Réservations avec booking.com

Il est possible de paramétrer les Conditions Générales de Vente via le back-office (espace partenaire) qui est mis à disposition.
C’est à cet endroit que se définissent :

  • Le montant de l’acompte ou des arrhes
  • La date jusqu’à laquelle le client peut annuler
  • La date à laquelle le solde de la réservation est encaissé

Le contrat de location est ensuite à signer au moment de la remise des clefs.

3 – Comment débiter le client à distance

Il existe plusieurs moyens pour encaisser le client à distance sans disposer physiquement de la carte bancaire.
Des outils tels que Bluepaid permettent de faire cela.
Il est toutefois nécessaire de disposer des informations de la carte :

  • Numéro à 16 chiffres
  • Date d’expiration
  • Code CVC

Ces outils sont des TPE virtuels.
Une commission est prise sur chacune des transactions, et certains d’entre eux nécessitent également un abonnement mensuel.

4 – De quoi faut-il se protéger ?

Tout simplement de la mauvaise foi et de la malhonnêteté de certains clients.
Le débit de carte bancaire ne résultant pas d’une action de leur part (c’est vous qui débitez), il leur est tout à fait possible de contester le paiement durant un an ; soit après avoir séjourné dans votre location saisonnière.

5 – Comment faut-il se protéger ?

La réponse est : avec un maximum de pièces !

  • Le contrat de location
    Il fait apparaître le montant de la location, avec les dates de séjour, et surtout : il est signé par le client !
  • Un écrit annonçant le débit de la carte bancaire
    Cet écrit (email) annonce le débit à venir et affiche la décomposition de celui-ci.
    Voici, à titre d’exemple, ce que j’envoie systématiquement.

  • La facture du séjour
    Elle reprend le montant et la décomposition du prix du séjour.
    Bien entendu, elle comporte le numéro SIRET associé à votre activité.

Ces documents sont donc à conserver un an et à fournir à votre partenaire bancaire en cas de contestation du débit par le client.

Il faut absolument prendre conscience de l’importance de ces documents.
Je viens de rencontrer l’un de ces clients malhonnêtes et ai du justifier ma bonne foi.

Pas de panique, ces cas sont extrêmement rares, mais il faut avoir toutes les armes pour pouvoir avoir gain de cause.
Si vous avez été confronté à ce genre de mésaventure, vous pouvez faire part de votre expérience dans les commentaires ci-dessous.

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11 commentaires

  1. Bonjour Sébastien,

    Tu n’as pas trop de réticence de la part de tes clients à débiter le montant de leur séjour dès leur réservation ? Et de leur demander de te retourner un contrat de location signé ?

    J’avoue que j’aimerais bien assurer plus la sécurité de ma location grâce à ça, mais la seule fois où j’ai demandé un contrat de location à une réservation via un OTA (en direct j’en fais toujours un par contre !) le client a préféré annuler sa réservation.

    Du coup je n’en demande plus, et idem les clients booking je préfère les encaisser sur place de peur de l’annulation.

    Zéro soucis pour l’instant, mais je sais que ça arrivera forcément !

    Merci de ta réponse 🙂

    • Sébastien on

      Bonjour Maxime,

      J’encaisse les clients dès qu’on est à 60 jours de la remise de clefs.
      Ce sont mes conditions générales de vente et le client ne peut rien dire là-dessus.
      En revanche, je fais signer le contrat (pour les clients Booking.com) au moment de la remise de clefs.

      Pour les clients que je prends en direct, je demande :
      – soit de me renvoyer le contrat signé
      – soit un « Bon pour accord » écrit
      Ceci me permet de garder la totalité du paiement si le client annule dans les 60 jours précédent l’arrivée.
      Si le client ne me donne pas cet accord, je ne prends pas la réservation.
      Ce sont mes conditions. C’est au client de les accepter et pas à moi d’accepter les siennes.

      • Oui pour les réservation en direct je fais la même chose, je ne bloque une date que si j’ai eu le contrat retourné.

        C’était surtout pour le cas des sites de réservations que je me posais la question.
        Je vais donc essayer de faire comme toi pour les contrats, signature à l’arrivée des clients.
        Et pour le paiement j’ai surtout peur que ça les surprenne si je les débite avant leur arrivée, mais je vais faire en sorte d’être plus clair dans mes conditions générales de vente pour qu’ils ne puissent rien dire, comme tu le fais remarquer.

        Merci de m’avoir répondu si rapidement 🙂

        • Sébastien on

          En faisant signer le contrat au moment de la remise des clefs, alors que le paiement a déjà été effectué, les clients sont devant le fait accompli et ne peuvent plus reculer.
          C’est ma stratégie 🙂

  2. Super article comme d’habitude !
    Juste une question pour BluePaid, il faut le compte PRO pour pouvoir bénéficier du TPE virtuel et pouvoir débiter les CB avec les informations ?
    Merci par avance,
    Michael

    • Sébastien on

      Bonjour Michael,

      Tout à fait. Le compte PRO de Bluepaid te permet de bénéficier du TPE virtuel.

  3. Bonjour,

    «Vous avez également la possibilité de demander un versement d’arrhes ou d’acompte à la réservation (30% par exemple).
    Si vous choisissez cette formule, optez pour les arrhes. En effet, vous êtes tenus de rendre l’acompte en cas d’annulation, pas les arrhes…»

    Grosse erreur juridique. L’acompte traduit un engagement ferme et définitif des deux parties sans possibilité de dédit. Légalement non seulement il n’y a pas à rembourser l’acompte mais le vendeur peut exiger le versement du solde. Il existe des cas où l’acompte doit être remboursé (c’est sûrement de là que vient ta confusion) mais cela ne vient pas qu’il s’agit d’acompte mais d’autres éléments du contrat. Par exemple la non résolution d’une condition suspensive.

    Seules les arrhes permettent de se dédire l’acheteur en perdant les arrhes le vendeur en en remboursant le double (article 1590 du code civil)

    • Sébastien on

      Merci Didier-Fabrice.
      J’étais persuadé du contraire et après vérification, il semble que tu aies raison.
      Je mets à jour l’article en conséquence.

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